SEI

Processos de RH no SEI

Pasta Funcional Eletr√īnica ‚Äď O Sistema SIPE

Orienta√ß√Ķes adicionais √†s Unidades de Recursos Humanos sobre a transposi√ß√£o dos processos para o meio eletr√īnico por meio do SEI

a.Criação de Ilha de Digitalização/DRH e Arquivo/DRH

b.Processos Híbridos

c.Finalização de Processos

d.Consultar Andamento  

 

1. SEI

O Sistema Eletr√īnico de Informa√ß√Ķes (SEI) √© uma plataforma de gest√£o de processos e documentos eletr√īnicos. Criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4¬™ Regi√£o (TRF4), o SEI √© hoje ferramenta oficial do Governo Federal para implanta√ß√£o do Processo Eletr√īnico Nacional ‚Äď PEN.

Com a publica√ß√£o do Decerto n¬ļ 47.228 de 04/08/2017, o SEI tamb√©m passa a ser o sistema oficial no √Ęmbito do Poder Executivo de Minas Gerais para forma√ß√£o, instru√ß√£o e decis√£o de processos administrativos eletr√īnicos. Destaca-se no art 1¬ļ da referida legisla√ß√£o que a ferramenta passa a ser obrigat√≥ria a partir do dia 1¬ļ de janeiro de 2019 em todos os √≥rg√£os e entidades da administra√ß√£o direta, aut√°rquica e fundacional do Estado.

O SEI est√° sendo utilizado para gerar e tramitar processos administrativos diversos (compras, conv√™nios, processos internos, etc), e tamb√©m pelo setor de Recursos Humanos dos √≥rg√£os e entidades do Estado de forma a converter processos que ainda ocorrem em meio f√≠sico para o meio eletr√īnico, medida que visa a redu√ß√£o dos custos diversos atrelados a tramita√ß√£o e manuten√ß√£o do papel. Desta forma, trabalha-se na otimiza√ß√£o dos fluxos e redu√ß√£o dos gastos.

Para mais informa√ß√Ķes sobre o SEI, acesse aqui.

 

2. Processos de RH no SEI 

A grande maioria dos processos administrativos de Recursos Humanos podem ser realizados com o suporte do SEI. Para orientar o andamento de cada processo, o SEI permite a definição de Bases de Conhecimentos.

A Base de Conhecimento √© uma funcionalidade do SEI! de gest√£o do conhecimento, a qual explicita dados a respeito dos processos cadastrados no sistema como identifica√ß√£o, passo-a-passo, atores envolvidos e legisla√ß√£o relacionada. Ela tem o intuito de guiar os executores do processo, desde o servidor solicitante, perpassando os respons√°veis pelo processamento dos processos, at√© os respons√°veis pelo arquivamento de documentos em pasta funcional do √≥rg√£o. 

Para acess√°-la diretamente no SEI!, basta clicar no √≠cone ao lado do n√ļmero de protocolo do processo aberto.

Abaixo, encontram-se todas os processos de recursos humanos que j√° possuem Bases de Conhecimento disponibilizadas no sistema:

3. Pasta Funcional Eletr√īnica ‚Äď O Sistema SIPE

O Sistema de Indexa√ß√£o de Documentos em Pastas Funcionais Eletr√īnicas ‚Äď SIPE, institu√≠do pela Resolu√ß√£o Seplag n¬ļ63 31/08/2018, foi concebido para, em complementaridade ao Sistema Eletr√īnico de Informa√ß√Ķes ‚Äď SEI!MG, garantir a adequada guarda dos documentos funcionais dos servidores em suporte eletr√īnico. Por meio do SIPE, √© poss√≠vel indexar documentos contidos no SEI, agrupando-os em Pastas Funcionais Eletr√īnicas individuais de cada servidor. Dessa forma, as atividades de arquivamento e disponibiliza√ß√£o de documentos funcionais do servidor ficam preservadas em face √† mudan√ßa de suporte f√≠sico (processos em pasta e papel) para suporte eletr√īnico (processos no SEI).

Caso o seu √≥rg√£o/entidade n√£o disponha de uma solu√ß√£o de arquivamento de documentos eletr√īnicos e haja interesse em aderir √† utiliza√ß√£o do SIPE, √© necess√°rio entrar em contato com N√ļcleo de Moderniza√ß√£o em Gest√£o de Pessoas (O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo.).

 

Resolução SIPE

 

Manual de Utilização do SIPE

 

Representantes de RH/Arquivo das institui√ß√Ķes que j√° aderiram ao SIPE

  • SESP - Lorrayne Gomes dos Santos - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo.- 39169676
  • SEPLAG - Cl√°udio Silveira da Silva - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo. - 39150868
  • SEAP - Jo√£o Henrique Ferreira dos Santos - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo. - 39155872
  • SEF - Rosa Maria Cardoso Santos - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo.
  • FAPEMIG - Ronnie Peterson Le√£o - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo. - 3280-2134
  • SECIR - Andr√©ia Cristina Cardoso - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo.
  • ESP - Gabriela de Brito Santos - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo. - 3295-5307
  • OGE - Juarez Silva de Carvalho - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo. - 3915-1990
  • UNIMONTES - Madison Alves Santana Prates - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo. - 38 3229-8206
  • JUCEMG - Aristides Martins do Rego J√ļnior - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo. - 3235-2436
  • SEMAD, IEF, IGAM, FEAM - Anderson Prado Campos - O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo. - 3915-1661

 

Quais Documentos devem ser indexados em uma Pasta Funcional Eletr√īnica?

Conforme Art. 8¬ļ da Resolu√ß√£o n¬ļ63 de 31 de agosto de 2018, a listagem abaixo apresenta os documentos que dever√£o ser arquivados e indexados nas Pastas Funcionais Eletr√īnicas dos servidores. Esta encontra-se em elabora√ß√£o e cresce √† medida que cada processo √© analisado e convertido para o meio eletr√īnico com produ√ß√£o da respectiva Base de Conhecimento. Al√©m disso, conforme Par√°grafo √önico da referida legisla√ß√£o, havendo necessidade de inclus√£o de novos tipos de documentos na listagem, os √≥rg√£os/entidades dever√£o solicitar a inclus√£o ao NMGP (O endere√ßo de e-mail address est√° sendo protegido de spambots. Voc√™ precisa ativar o JavaScript enabled para v√™-lo.), apresentando a devida justificativa.

Vers√Ķes anteriores

E as Pastas Funcionais Físicas?

Conforme art. 7¬ļ da Resolu√ß√£o n¬ļ63 de 31 de agosto de 2018, uma vez iniciado o uso do SIPE, fica vedado o armazenamento de documentos funcionais em pasta funcional f√≠sica. Tal medida √© importante para evitar o arquivamento duplo de documentos.

Casos legalmente previstos em que a manutenção do documento físico é obrigatória (ex: Averbação de Tempo), orienta-se que a guarda do documento seja realizada no arquivo da unidade responsável pelo assunto, com a concomitante transcrição da informação acerca do processo para o SEI.

De forma a manter as pastas funcionais eletr√īnicas completas sem a necessidade de consultar o arquivo f√≠sico, orienta-se para que haja um esfor√ßo das unidades de recursos humanos no sentido de avaliar a viabilidade de seus respectivos √≥rg√£os ou entidade em proceder com a digitaliza√ß√£o, autua√ß√£o no SEI e posterior indexa√ß√£o no SIPE das pastas funcionais f√≠sicas mantidas enquanto passivo. Para mais informa√ß√Ķes sobre a digitaliza√ß√£o e autua√ß√£o do passivo de pastas funcionais no SEI, clique aqui.

 

Orienta√ß√Ķes adicionais √†s Unidades de Recursos Humanos sobre a transposi√ß√£o dos processos para o meio eletr√īnico por meio do SEI 

4. Cria√ß√£o de Ilha de Digitaliza√ß√£o/DRH e Arquivo/DRH

A convers√£o dos processos de RH do formato f√≠sico para o formato eletr√īnico atrav√©s do SEI demanda repensar a forma de entrada e de sa√≠da dos documentos digitais. Para viabilizar e organizar o recebimento e arquivamento dos documentos, orientamos para a cria√ß√£o de duas novas unidades no SEI:

  • Unidade de Digitaliza√ß√£o da DRH

A Unidade de Digitaliza√ß√£o do DRH √© respons√°vel por receber documentos f√≠sicos e providenciar sua digitaliza√ß√£o e autentica√ß√£o com o emprego de certificado digital emitido no √Ęmbito da ICP-Brasil, com fundamento no art. 3¬ļ, caput, da Lei n¬ļ 12.682, de 9 de julho de 2012, a partir de documento original, para compor processos abertos no SEI.

Conforme art. 7¬ļ da Resolu√ß√£o n¬ļ 63 de 2018, os documentos f√≠sicos, ap√≥s terem sido digitalizados, n√£o devem ser arquivados nas pastas funcionais f√≠sicas tradicionais, sob risco do arquivamento em duplicidade ao final da tramita√ß√£o pelo SEI (uma vez que o processo eletr√īnico ser√° arquivado por meio do SIPE em pastas funcionais eletr√īnicas). Clique aqui  para acessar o Guia de Digitaliza√ß√£o e Autua√ß√£o no SEI (geral).

Na aus√™ncia ou insufici√™ncia deste setor, a √°rea de recursos humanos contar√° com o apoio da Unidade CSC SEI DIGITALIZA√á√ÉO do √ďrg√£o SEPLAG, no 1¬ļ andar, Sala 5, Edif√≠cio Gerais, Cidade Administrativa, ciente de que os documentos digitalizados ser√£o mantidas em arquivo pr√≥prio do CSC, permitindo somente a continuidade da tramita√ß√£o eletr√īnica. Para saber mais sobre como demandar o trabalho de digitaliza√ß√£o/autua√ß√£o no SEI desempenhado pelo CSC SEI DIGITALIZA√á√ÉO, tamb√©m conhecida como Ilha de Digitaliza√ß√£o, clique aqui.

  • Unidade de arquivo da DRH

A Unidade de Arquivo do DRH √© respons√°vel pela conclus√£o dos processos no SEI. Todos os processos de RH que tramitarem no SEI e precisarem de arquivamento em Pasta Funcional dever√£o ser enviados a essa unidade ao serem finalizados. A referida unidade, por meio do Sistema de Indexa√ß√£o de Pasta Funcional Eletr√īnica (SIPE), ser√° respons√°vel pelo arquivamento em pastas funcionais eletr√īnicas.

 

5. Processos Híbridos

Sempre que poss√≠vel, √© ideal que os processos sejam tratados no SEI desde o seu in√≠cio at√© o arquivamento. No entanto, conforme ¬ß 2¬ļ do art. 1¬ļ do Decreto n¬ļ 47.228 de 04/08/2017, o SEI s√≥ passa a ser obrigat√≥rio para todos os √≥rg√£os e entidades da administra√ß√£o direta, aut√°rquica e fundacional a partir do dia 1¬ļ de janeiro de 2019. Assim, neste momento de transi√ß√£o, ser√° comum trabalharmos com processos que se iniciam em meio f√≠sico e, ao longo da tramita√ß√£o ou no momento do arquivamento, s√£o digitalizados para o meio eletr√īnico.

Recomenda-se que a digitaliza√ß√£o de processos que foram iniciados em meio f√≠sico (para que prossigam em meio eletr√īnico) seja de responsabilidade da unidade Digitaliza√ß√£o/DRH do √≥rg√£o de exerc√≠cio do servidor requerente. Este ser√° respons√°vel pela digitaliza√ß√£o com a devida autentica√ß√£o por meio do emprego de certificado digital emitido no √Ęmbito da ICP-Brasil, com fundamento no art. 3¬ļ, caput, da Lei n¬ļ 12.682, de 9 de julho de 2012.

Clique aqui   para acessar o Guia de Digitaliza√ß√£o e Autua√ß√£o no SEI (geral) e saber mais sobre como demandar a digitaliza√ß√£o de um documento f√≠sico para compor um processo eletr√īnico.

 

6. Finalização de Processos

Uma vez finalizado, ou seja, quando o processo n√£o possui mais nenhuma a√ß√£o a ser executada no SEI e precisa ser arquivado em pasta funcional eletr√īnica, a √ļltima a√ß√£o no sistema para garantir o seu fim adequado dever√° sempre ser Enviar Processo (√ćcone no SEI: envia ) para a unidade de arquivo do DRH do seu √≥rg√£o (Arquivo/DRH). Conforme manual de orienta√ß√Ķes sobre o SIPE (Sistema de Indexa√ß√£o de Pasta Funcional Eletr√īnica), a unidade de arquivo do RH do seu √≥rg√£o, por sua vez, ir√° proceder com a indexa√ß√£o dos processos nas pastas funcionais eletr√īnicas no referido sistema e s√≥ ent√£o, conclu√≠-lo no SEI.

Tamb√©m √© importante destacar que a unidade de arquivo n√£o dever√° indexar documentos no SIPE enquanto o processo estiver aberto em outras unidades, sob risco de altera√ß√£o na listagem de documentos no decorrer do trabalho de indexa√ß√£o e falha no arquivamento. Portanto, ao enviar o processo para a unidade de arquivo do seu √≥rg√£o, n√£o marcar a op√ß√£o ‚ÄúManter processo aberto na unidade atual‚ÄĚ.

Apenas processos que n√£o dever√£o ser arquivados em pasta funcional dever√£o ser conclu√≠dos (√ćcone no SEI: conclui).

Observa√ß√£o: Uma vez enviado ou conclu√≠do, o processo n√£o aparecer√° mais na p√°gina principal do SEI da sua unidade. Para facilitar o acesso futuro a esse processo, recomenda-se, conforme necessidade, coloc√°-lo em Acompanhamento Especial (√ćcone no SEI: olho ) antes dessas a√ß√Ķes. Caso isso n√£o tenha sido feito, ainda √© poss√≠vel pesquisar pelo processo para encontr√°-lo.

 

7. Consultar Andamento

O hist√≥rico do processo poder√° ser visualizado por meio do link ‚ÄúConsultar Andamento‚ÄĚ localizado abaixo da √°rvore do processo. Al√©m dos registros automaticamente gerados pelo pr√≥prio SEI na cria√ß√£o e andamentos do processo, tamb√©m √© poss√≠vel cadastrar registros manuais clicando em ‚ÄúAtualizar Andamento‚ÄĚ.

Orienta-se no sentido da utiliza√ß√£o da funcionalidade para identificar o(s) servidor(es) tratado(s) no processo, facilitando a indexa√ß√£o dos documentos nas pastas funcionais eletr√īnicas pela unidade de arquivo. Neste sentido, √© interessante que a √°rea respons√°vel pelo assunto tratado crie o registro clicando em ‚ÄúAtualizar Andamento‚ÄĚ com o(s) nome(s), masp(s) e admiss√£o(√Ķes) do(s) servidor(es) que ter√£o suas pastas funcionais atualizadas com documentos contidos no processo em quest√£o.